1、国家税务总局要求备案的单证有：
合同出口货物明细表提单装货单(即下货纸)，然后再填写《出口货物备案单证目录》及封面,按顺序装订即可;同时地方税务局还要求将报关单也复印一份进行备案,一并装订到备案单证中。
2.《出口货物备案单证目录》的填写:：
1)“备案单证存放处”:公司财务布部;
2)“页数”:自己数一下本笔出口一共备案了几页单证,如实填写即可.如果是我,因为本地税务局还要求备案报关单;
3)备案时是以每笔出口业务进行的,如果一张报关单对应着几项,那么只备案一套单证就可以了,可以在退税系统中将"单证收齐明细表"打印一份,标上哪几项对应的是一份报关单,然后一起装订到备案单证里就可以了。
备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁。保存期5年。备案单证应是原件，如无法备案原件，可备案有经办人签字声明与原件相符，并加盖企业公章的复印件。
备案方式包括两种：
第一种是由出口企业按出口货物退(免)税申报顺序，将备案单证对应装订成册，统一编号，并填写《出口货物备案单证目录》。适用于以下企业：
1.纳税信用等级评定为C级或D级;
2.未在规定期限内办理出口退(免)税登记的;
3.财务会计制度不健全，日常申报出口货物退(免)税时多次出现错误或不准确情况的;
4.办理出口退(免)税登记不满1年的;
5.有偷税、逃避追缴欠税、骗取出口退税、抗税、虚开增值税专用发票等涉税违法行为记录的;
6.有违反税收法律、法规及出口退(免)税管理规定其他行为的。
第二种是由出口企业按出口货物退(免)税申报顺序填写《出口货物备案单证目录》，不必将备案单证对应装订成册，但必须在《出口货物备案单证目录》备案单证存放处栏内注明备案单证存放地点，如企业内部单证管理部门、财务部门等。
《通知》规定，出口企业提供虚假备案单证、不如实反映情况，或者不能提供备案单证的，税务机关除按照《税收征管法》相关规定处罚外，还要及时追回已退(免)税款。未办理退(免)税的，不再办理退(免)税，并视同内销货物征税。
出口企业自营或委托出口属于退(免)增值税或消费税的货物，最迟应在申报出口货物退(免)税后15天内，将下列单证在企业备案
1.购货合同。
2.出口货物明细单。
3.出口货物装货单。
4.出口货物运输单据。
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